1. Referatsaker

1. Frivilligsamling (20.01.2017)
2. Pressekonferanse om billettsystem (30.01.2017)
3. Legging av nytt gulv (14-15.02.2017)
4. Møte om kirkejubileum (15.02.2017)
5. Møte med livsglede (21.02.2017)
6. Informasjon på personalmøte (28.02.2017)

2. Situasjon ansatte

Situasjonen

• Marte er sykemeldt ut mars 2017
• Det er levert oppfølgingsplan til NAV
• Svein er engasjert som daglig leder i 20% stilling
• Meri er engasjert som kontormedarbeider i 50% stilling

Status

• Prøver å prioritere det som må gjøres. Noe utsettes.
• Prøver å forbedre noen prosesser
• Har nedprioritert noen oppgaver (f.eks. nyheter på Hemneportalen)
• Må vurdere om det skal gjøres endringer på engasjement

Vedtak

• Fortsetter med Svein i 20% stilling som daglig leder
• Inngår ny avtale med Meri ut mars 2017 i 50% som kontormedarbeider
• Se på mulighet for å få Marte til å utføre enkle oppgaver for sentralen

3. Status billettsystem

Orientering

• Vi kjørte i gang billettsystem med Hemnerevyen som pilot
• Det har vært mange utfordringer og det er brukt mye tid på disse:
  • Har ikke fått bankterminalene til å fungere (daglige forsøk i 14 dager)
  • Dårlig kapasitet og mye trøbbel med bestilling på nett
  • Problem med nettet under salg før forestillingene
  • Feil i rapportering av data
• Har overført 200.000 fra sentralen til billett-konto (forskuddtering)
• Har laget rapport til Hemne Teaterlag og overført penger (kr. 175.262,40)
• Holder tilbake betaling av rundt 70.000 til leverandør pga problemer
• Har fått svar på en del spørsmål og skal ha telefonmøte på fredag
• Når vi har tatt beslutning om å gå videre, må vi ordne finansiering

Vedtak

• Orientering er mottatt
• Ber om at daglig leder følger opp prosjektet for å få det i havn
• Deretter må det arbeides med finansiering i samarbeid med Hemne kommune

4. Regnskap 2016

Gjorde ferdig og leverte alt av regnskapspairer til regnskapsfører i slutten av januar.
Regnskapet er ikke kommet fra regnskapsfirma enda.

Vedtak

• Regnskapet sendes ut til styret på e-post så snart det er klart
• Dersom det er i orden for alle, legges det ut til behandling på årsmøtet

5. Årsmelding 2016

Svein har jobbet med årsmeldingen og har forsøkt å få inn litt mer statistikk. Det meste er klart men noe gjenstår. Trenger en liten gjennomgang med Marte før den er klar til å behandles på årsmøtet.

> Årsmelding 2016 utkast

Vedtak

• Daglig leder gjør ferdig årsmeldingen
• Det er positivt med statistikk for å bedre kunne ta beslutninger

6. Valg av nytt styre

Eksisterende styre

1. På valg: Gunn-Hilde Opsal, valgt for 1 år, leder
2. På valg: Egon Ringseth, valgt for 1 år, nestleder
3. På valg: Ingeborg Volden, valgt for 1 år, medlem
4. Torill Liabø, valgt for 2 år, medlem
5. Ingrid Tølche, valgt for 2 år, medlem

Vara:

1. På valg: Brit Andøl, valgt for 1 år, varamedlem
2. På valg: Jahn Pedersen, valgt for 1 år, varamedlem
3. På valg: Svein Waade, valgt for 1 år, varamedlem

Valgkomiteen har kommet med sitt forslag til nytt styre

• (Torill Liabø, medlem)
• (Ingrid Tølche, medlem)
• Svein Waade, leder
• Gunn-Hilde Opsal, nestleder
• Ida Lernes Hansen, medlem
• Knut Volden, 1 vara
• Jan Pedersen, 2 vara
• Brit Andøl, 3 vara

Vedtak

• Forslaget fra valgkomiteen er mottatt 

7. Årsmøte for 2016

• Det er satt opp årsmøte torsdag 16.03.2017 kl. 19.00.
• Det er reservert plass på Hemne Aktivitetssenter.

• Har ikke foretatt innkalling pga usikkerhet med regnskapet

Vedtak

• Årsmøtet utsettes til tirsdag 28.03.2017 kl. 18.00 på aktivitetssenteret
• Daglig leder sørger for å leie aktivitetssenteret
• Ingrid spørres om å ordne med servering

8. Budsjett 2017

Svein har startet på budsjett
> Budsjett 2017 utkast

Videre arbeid med budsjettet må utsettes til vi har regnskapet for 2016.

Vedtak

• Budsjettet sendes ut til sittende styre når det foreligger et forslag
• Budsjettet vedtas av det nye styret på første møte etter årsmøtet 

9. Planer for 2017

Vi hadde en liten idedugnad:

• Få flere av våre frivillige til å utføre oppdrag (bedre fordeling)
• Jobbe målrettet for å få inn flere nye frivillige
• Sende ut informasjon til alle husstander og oppfordre folk til å komme innom for en prat
• Markedsføre aktivitetene med bilder av de som er med og informasjon om hva det handler om
  Kan legges på nettsidene, lage plakater på sentralen, kjøre delinger på Facebook
• Vurdere å samarbeide med lag og foreninger om å organisere frivillige
• Vurdere systemer som kan forenkle prosesser rundt aktiviteter, oppdrag og tilordning/varsling av frivillige

Vedtak:

• Utfordre årsmøtet til å tenke hvordan vi kan verve flere frivillige
• Daglig leder jobber med en plan for 2017. Den kan vedtas av det nye styret.

Referent
Svein Waade
Konst. daglig leder