Innkalling

Innkalling, saker og vedlegg var sendt i ordinær post til medlemmer og varamedlemmer før møtet.

Sak 1: Status for frivilligsentralen

Det har vært en litt vanskelig situasjon for frivilligsentralen etter at daglig leder plutselig gikk av. Med reduserte ressurser har en vært nødt til å prioritere arbeid, og i denne runden har styret ikke blitt godt nok orientert. Her kommer derfor litt informasjon om hva som har skjedd.

Sammendrag av hendelser høst 2012

21.09.	Brev fra rådmannen til styret i Hemne Frivilligsentral Rådmannen etterlyser resultater i frivilligsentralen etter et års drift og vurderer å foreslå at tilskuddet til Frivilligsentralen stoppes dersom styret ikke tar nødvendige skritt som gir tro på at det vil skapes resultater. >> Brev fra rådmannen 21.09.2012
01.10.	Styremøte
01.10.	Planlagt ekstraordinært årsmøte avlyst Styret valgte å avlyse det med bakgrunn i at styret ikke hadde fått årsmøtesaker til behandling
02.10.	Bill Iversen trekker seg fra sin stilling som daglig leder
03.10.	Styreleder og rådmann ber Svein Waade om bistand i videre prosess
23.10.	Møte om frivilligsentralen i Hemne kommune Gjensidig orientering og vurdering av videre framdrift. På møtet deltok ordfører, rådmann og Svein Waade.
24.10.	Møte mellom kommunen og valgkomiteen i frivilligsentralen
29.10.	Møte om frivilligsentralen i Hemne kommune Det ble gjort en gjennomgang av vedtektene til frivilligsentralen. På møtet deltok rådmann, Sigrun Alsvik og Svein Waade
30.10.	Brev fra rådmannen til styret i Hemne Frivilligsentral Kommunen anmoder om at det avholdes ekstraordinært årsmøte i siste halvdel av november med endring av vedtekter og valg av nytt styre.  >> Brev fra rådmannen 30.10.2012

Utført arbeid mens sentralen står uten daglig leder

Svein Waade ble av styreleder bedt om å hjelpe til i prosessen rundt at daglig leder avsluttet. Svein har også bistått inn mot kommunen for å sørge for framdrift når en mangler daglig leder. Her er noen punkt fra denne prosessen:

1. Overtatt tilgang til e-post og dokumenter. Hentet ut alle gjenværende meldinger fra daglig leders e-post, hentet ut alle dokumenter og organisert disse i et elektronisk arkiv
2. Hentet ut og gjennomgått med tidl. daglig leder lister over frivillige, lister over brukere, lister over oppdrag. Ryddet og oppdatert dette.
3. Overtatt tilgangen til å redigere på nettsidene
4. Overtatt administratortilgang til Frivilligsentralens facebookgruppe.
5. Overtatt tilgang til å redigere frivilligsentralens sider på Hemneportalen
6. Tatt i bruk e-post adressen post@hemne.frivilligsentral.no og flyttet denne til en leverandør av nettsidene der e-post ikke gir ekstra kostnader
7. Stoppet adressen bill.iversen@hemne.frivilligsentral.no
8. Opprettet e-post løsning som er tilgjengelig på internett for å slippe å binde e-post til en bestemt maskin
9. Gjennomgått serverløsning og funnet at den ikke har vært i bruk (ca 15.000,- pr. år). Avtalt med leverandør om å avslutte tjenesten. På grunn av bindingstid er det avtalt at avtalen avsluttes fra 01.01.2013.
10. Sikret tilgang til alle nøkler til frivilligsentralen
11. Kjøpt inn nytt datautstyr og satt opp dette til å fungere med nett og skriver
12. Endret møblering på kontoret for frivilligsentralen
13. Kjøpt mobiltelefon og ordnet abonnement
14. Gjennomgått alle papirer på sentralen og ryddet opp
15. Har dokumentert alle systemer og avtaler (husleieavtale, renholdsavtale, leie av kopimaskin osv.)
16. Fast rutine med å hente post til sentralen og leverer regninger til regnskapsfører
17. Har hatt møter med styreleder, tidl. daglig leder, Sigrun Alsvik, rådmann og ordfører.
18. Har hatt møter med personer som ønsker jobben som daglig leder i frivilligsentralen
19. Orientert nettverksleder for frivilligsentraler i vår region om situasjonen i Hemne
20. Besøkt frivilligsentralen i Orkdal og hatt møte med daglig leder der
21. Besøkt frivilligsentralen i Rennebu og hatt møte med styreleder og daglig leder der.
22. Forberedt styremøte og ekstraordinært årsmøte

Henvendelser om videre drift og jobben som daglig leder

• Fellesrådet har henvendt seg skriftlig og muntlig med tilbud om å ta over driften av frivilligsentralen
• Ruslan Abaev (Roy) har muntlig signalisert interesse for jobben som daglig leder
• Marie Moe har muntlig signalisert interesse for jobben som daglig leder
• Jarle Auset har skriftlig signalisert interesse for jobben som daglig leder

Vedtak

Orienteringen tas til etteretning.
Henvendelser om drift og jobben som daglig leder behandles av styret.

Sak 2: Tanker om sentralen

Vi tok en runde for å få fram forventninger til sentralen og hva som var viktig å prioritere. Her er de punktene som kom fram:

1. Koble folk
2. Være en møteplass
3. Tilby hjelp til foreninger
4. Står for og hjelpe til ved ulike arrangement
5. Leie ut lokalene

Sak 3: Ekstraordinært årsmøte

Etter samtaler med styreleder, fungerende nestleder og kommunens ledelse er det bestemt at det skal avholdes ekstraordinært årsmøte i Hemne Frivilligsentral så raskt som mulig.

Planlagt møte

Det er foreslått ekstraordinært årsmøte slik:
-Tid: torsdag 22.11.2012 kl. 19.00
- Sted: Hemne Frivilligsentral
Det blir satt inn annonse om møtet i Søvesten torsdag 8.11. noe som gir 14 dagers innkalling. Møtet skal også annonseres på Hemneportalen og på frivilligsentralens hjemmesider.

Saker på møtet

1. Godkjenning av innkalling og sakliste
2. Valg av møteleder, referent og personer til å skrive under protokollen
3. Foreløpig regnskap for 2012
4. Endring av frivilligsentralens vedtekter
5. Valg av nytt styre

Vedtak

Ekstraordinært årsmøte holdes på Hotell Hemne onsdag 28.11.2012.
Det annonseres i Søvesten og på Hemneportalen samt på sentralens hjemmesider.

Sak 4: Forslag til nye vedtekter

Det ble på årsmøtet våren 2012 gjort vedtak om å endre vedtektene for sentralen. Det ble i høst gjort endringer som så skulle opp i ekstraordinært årsmøte 01.10.2012. Men det møtet ble avlyst. Etter det har repr. fra frivilligsentralen gjennomgått vedtektene med kommunens ledelse og det foreligger et forslag fra den runden. Svein har etter det sett på vedtekter fra andre sentraler og laget et forslag. Dermed foreligger det følgende dokumenter til saken (alle er vedlagt):

• Gjeldende vedtekter for Hemne frivilligsentral (Vedlegg 3)
• Planlagt endring i avlyst årsmøte 01.10.2012 (Vedlegg 4)
• Forslag fra gruppe med rådmann og repr. fra frivilligsentralen (Vedlegg 5)
• Forslag fra Svein Waade (Vedlegg 6)

Styret må bruke innspill og framlagte forslag til å lage nytt forslag til vedtekter for Hemne Frivilligsentral som skal legges fram for ekstraordinært årsmøte 28.11.2012. Årsmøtet står deretter fritt til å bestemme innhold i nye vedtekter.

Forslag 1 til nye vedtekter (laget av tidl. daglig leder)
Spesielt endring av dette med eierskap, medlemsorganisasjoner og valgbarhet til styret.

Forslag 2 til nye vedtekter (laget av repr. fra frivilligsentralen og kommuneledelsen)
Torger, Sigrun og Svein gjennomgikk vedtektene og gjorde noen justeringer. Torger har også gjort noen små endringer etter det.

Forslag 3 til nye vedtekter (laget av Svein Waade)
Svein har sett på vedtekter fra bl.a. Rennebu frivilligsentral som har vært i drift i 14 år og hentet innspill derfra. Målet har vært å lage korte og konsise vedtekter som inneholder det mest sentrale. Her er begrepet om medlemsorganisasjoner helt tatt ut og dermed er alle medlemmer i frivillige lag i Hemne valgbare til styret.

Vedtak

Styret tok utgangspunkt i forslag 3 (vedlegg 6) og gjorde noen endringer.
>> Nytt forslag til vedtekter

Sak 5: Vurdering ved valg av nytt styre

Nytt styre

Hemne kommune har bedt om at det foretas valg av nytt styre. Det er flere grunner til dette:
- Kommunen ønsker å styrke sin representasjon i styret 
- Styreleder bor ikke lenger i kommunen og har signalisert at han ønsker å tre ut av styret

Forslag fra valgkomiteen

Valgkomiteen har hatt møte med ledelsen i Hemne kommune og jobber for å få på plass forslag til nytt styre. Dette forslaget vil legges fram på ekstraordinært årsmøte.

Varighet for nytt styre

Halve styret velges for ett år og halve styret velges for to år. Det betyr at de som velges nå får en periode fra dette årsmøtet til årsmøtet i 2014 eller årsmøtet i 2015. Styreleder velges for ett år av gangen og sitter til årsmøtet i 2014.

Vedtak

Styret velger å sitte ut perioden til ordinært årsmøte i februar/mars 2013. Dette er godkjent av kommunen. Hemne kommune ønsker å bestemme styreleder til årsmøte i 2014 og har spurt Svein Waade om å ta den jobben. Dermed blir det ikke noe valg på ekstraordinært årsmøte. Kun en endring ved at Morten Myking går av som styreleder og Svein Waade plasseres i styret av Hemne kommune.

Referent
Svein Waade